Un poste de travail de la secrétaire est le lieu dans lequel elle dispose des ressources matérielles lui permettant d’effectuer son travail. La secrétaire d’avocat étant la plus proche collaboratrice de l’avocat est chargée de recevoir les clients du cabinet d’avocat, de les orienter, de faire des saisies, de gérer le courrier etc….
Pour bien exécuter sa tâche, il ne suffit pas seulement à la secrétaire d’avocat d’être compétente et d’avoir beaucoup de qualités, elle doit aussi disposer du matériel nécessaire à la parfaite exécution de ses tâches et rechercher la meilleure disposition permettant un travail facile, rapide, dans un cadre agréable, confortable et harmonieux.
Il revient en principe à la secrétaire d’avocat de disposer, elle-même, le mobilier de son bureau. Elle peut placer ses meubles et installer son équipement de telle sorte que les diverses tâches de secrétariat puissent être accomplies de façon commode, avec rapidité, avec efficacité et le minimum d’erreurs. Pour cela, elle doit veiller à l’aménagement de sa table de travail afin de gagner du temps en économisant les mouvements et les énergies. Le poste de travail d’une secrétaire d’avocat doit avoir une table munie de tiroirs dans lesquels elle range diverses fournitures indispensables à son travail, ainsi que le petit matériel tel : les crayons, les stylos, des post-it, des blocs notes, les gommes, les trombones, les agrafes et agrafeuses etc…
Dans la mesure où une secrétaire d’avocat joue aussi un rôle administratif, son poste de travail doit aussi être équipé du matériel informatique tel :
– Un ordinateur qui est un outil incontournable pour l’exécution de ses tâches, car il lui permet d’automatiser de nombreuses tâches de saisie des conclusions, mémoires compte rendu d’audience, etc…, ainsi que pour la communication c’est-à-dire l’accès au réseau mondial Internet. Il permet aussi d’archiver de façon numérique tout ce qu’elle saisit.
– Une ou deux imprimantes qui lui permettent de faire ressortir sur du papier les données envoyées par l’ordinateur. En fonction du volume d’activités du cabinet d’avocats l’on peut distinguer deux types d’imprimantes (laser pour les impressions en noir et blanc et à Jet d’encre pour les impressions en couleur) ;
– Un scanner ;
– Une photocopieuse ;
– Un onduleur qui est aussi utile à la secrétaire d’avocat dans la mesure où il lui laisse le temps de sauvegarder le travail en cours lors d’une coupure électrique ;
– Un téléphone ou téléfax etc…
Nous dirons donc en conclusion que le poste de travail d’une secrétaire d’avocat doit être un lieu agréablement aménagé où l’on retrouvera le matériel informatique, ou non nécessaire à la parfaite exécution de ses tâches pour la bonne marche du cabinet.
Par Madame DJIATSA TSOPBENG Ernestine Merline
Assistante d’Avocat